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Mit ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands) steht Unternehmen und Privatpersonen ein branchenunabhängiges Dateiformat für den elektronischen Rechnungsversand in Linear zur Verfügung.
Der Standard wurde in Zusammenarbeit des Bundesministeriums für Wirtschaft mit unterschiedlichen Branchenverbänden unter Maßgabe der EU-Direktive 2014/55/EU sowie der EU-Norm EN16931 entwickelt.
ZUGFeRD stellt höchste Ansprüche an Ihre Datensicherheit und hilft Ihnen beim rechtssicheren Versand Ihrer Rechnungen per E-Mail über die Linear Software. Dabei ist es unerheblich, ob Sie alle verfügbaren Module unserer Software nutzen oder sich auf die Vereinsverwaltung oder die Seminarverwaltung beschränken.
Ihre Vorteile beim Einsatz der elektronischen Rechnung liegen auf der Hand:
Mit der Umsetzung des Standards können Sie mit der Linear Software Ihre Rechnungen jederzeit zeitsparend digitalisiert an Ihre Vereins- oder Verbandsmitglieder übergeben.
Der E-Mail-Versand erfolgt in Echtzeit.Sie erhalten unmittelbar Rückmeldung, ob die Zustellung der Rechnungen an Ihre Seminarteilnehmer oder Vereinsmitglieder erfolgreich war. So wird der Zahlungseingang durch schnellere Bearbeitung und Abwicklung beschleunigt. Der transparente Aufbau der Rechnungen ermöglilcht Ihnen die Eingänge und Ausgänge in Ihrer Finanzbuchhaltung sicher und nachvollziehbar abzugleichen und zu verbuchen.
Die Linear Software bietet Ihnen mit ZUGFerd alle Möglichkeiten Ihre Geschäftsprozesse vollständig zu digitalisieren: Von der Erstellung der Rechnung, über den Versand per Serien-E-Mail-Client bis zur Übernahme in Ihre Vereinsbuchhaltung.
So verwenden Sie die Linear Vereinssoftware vollumfänglich mit ZUGFerd, unabhängig ob Adressverwaltung oder Finanzbuchhaltung.
ZUGFeRD mit Linear – ein weiterer Schritt in Richtung papierlose Mitgliederverwaltung !
Weiterführende Links:
ZUGFeRD: https://www.ferd-net.de/
BMWI: https://www.bmwi.de/
Sie möchten mehr über die Einbindung von ZUGFeRD erfahren? Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Nutzen Sie einfach unser Kontaktformular
Mit Umsetzung des Wachstumschancengesetzes wird zum 1.1.2025 die sogenannte E-Rechnung für inländische Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend. D.h. ab diesem Zeitpunkt müssen auch Vereine in der Lage sein, elektronische Rechnungen zumindest zu empfangen und zu archivieren.
Die E-Rechnungspflicht gilt also auch für gemeinnützige Vereine und Einrichtungen, die Dienstleistungen für Unternehmen erbringen oder Produkte an andere Unternehmen verkaufen und damit unternehmerisch tätig werden – der ideelle Bereich mit seinen Spendeneinnahmen, Mitgliedsbeiträgen oder Zuschüssen – ist davon natürlich ausgenommen.
Für Vereine mit weniger als 800.000 Euro Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr greifen noch bis zum 31.12.2027 Übergangsregelungen. Kleinunternehmer wurden mit Beschluss vom 22.11.24 komplett von der E-Rechnungspflicht befreit.
Sicher ist jedoch, dass die Vereine, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen ab dem 1.1.2028 E-Rechnungen an inländische Unternehmen stellen müssen.
Fazit: auch Vereine, die von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind, müssen E-Rechnungen empfangen und nach den neuen Vorschriften aufbewahren/speichern
E-Rechnungen sind nicht zu verwechseln mit Pdf-Rechnungen, die einfach per Mail verschickt werden.
E-Rechnungen bestehen aus einem reinen XML-Dokument = X-Rechnung oder aus einem XML-Dokument plus Pdf = ZuGFerD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
Mit Linear Vereinsverwaltung können beide Formate empfangen und archiviert werden und auch erstellt und verschickt werden.
Um E-Rechnungen sicher zu empfangen, empfehlen wir eine Rechnungs-E-Mail-Adresse – z.B. rechnung@vereinsname.de sowie einen Rechnungseingangsordner anzulegen und dort alle eingegangen Rechnungen für die weitere Bearbeitung abzulegen!
Für die weitere Bearbeitung der Eingangsrechnungen bietet Linear Vereinsverwaltung 2 Möglichkeiten:
1. Die Verbuchung des Rechnungsbelegs über Bankgeschäfte -> Kontoumsätze sowie
2. die manuelle Verbuchung in der Buchungsmaske Einnahmen/Ausgaben.
Haben Sie eine E-Rechnung erhalten und per Überweisung bezahlt, dann wird die Ausgabe nach erfolgtem Abruf der Kontoumsätze unter Bankgeschäfte -> Kontoumsätze angezeigt.
Bereits an dieser Stelle, können Sie den Beleg zu der Ausgabe hochladen. Klicken Sie dafür auf den 3-Punkte-Button und laden Sie den Beleg aus Ihrem Rechnungseingangsordner hoch:
Danach ergänzen Sie wie gewohnt das Fibu-Konto (Gegenkonto), auf das die Ausgabe gebucht werden soll und übernehmen die Ausgabe in die Fibu.
Sie können die Ausgabe natürlich auch direkt über die Buchungsmaske Einnahmen-/Ausgaben buchen erfassen:
Über den Link „Datei hochladen“ oder über „Drag & Drop“ ziehen Sie die Rechnung in das Belegfenster.
Validierung der E-Rechnung
Um sicherzustellen, dass die E-Rechnung auch valide ist, können Sie die Rechnung mit Mausklick markieren und dann auf die Schaltfläche „Prüfprotokoll“ klicken. Sie erhalten dann das Ergebnis angezeigt.
Außerdem wird das Prüfergebnis abgelegt unter Extras -> Prüfprotokoll X-Rechnung/ZuGFerD.
Belegarchiv
Speichern Sie dann nach Eingabe des Gegenkontos wie gewohnt Ihre Buchung ab. Mit dem Speichervorgang wird der Beleg zur Buchung in das Belegarchiv verschoben. Das Archiv rufen Sie auf über Buchhaltung -> Buchen -> Archiv – oder über den Explorer C:\ProgramData\Linear\Linear Vereinsverwaltung\Belegverwaltung.
Die dort abgelegten Belege können mit Doppelklick jederzeit geöffnet aber nicht mehr geändert werden.
Um E-Rechnungen zu erstellen, öffnen Sie das Faktura-Modul und erstellen wie gewohnt Ihre Rechnungen.
Beispiel:
Sie verkaufen regelmäßig Anzeigeplätze in Ihrem Vereinsmagazin an Unternehmen vor Ort.
Um die Rechnung zu erstellen, erfassen Sie das Unternehmen in der Vereinsverwaltung als Adressdatensatz ohne Mitgliedsnummer, da es sich ja nicht um ein Mitglied handeltl
Legen Sie unter Faktura -> Artikel erfassen einen Artikel für den Anzeigenverkauf an:
Erstellen Sie dann unter Faktura -> Neue Rechnung erstellen die Rechnung.
Wechseln Sie dann auf die Rechnungsausgabe und selektieren Sie die Fakturarechnungen, die Sie als E-Rechnung versenden möchten und drücken Sie auf die Schaltfläche „Datensätze ausgeben“.
Auf der folgenden Seite wählen Sie das E-Rechnungsformat entweder
• Kein XML
• ZuGFerD oder
• X-Rechnung
Klicken Sie dann auf die Vorschau, um sich noch einmal die Rechnung anzusehen bzw. auf „Rechnungen per E-Mail senden“.
Es öffnet sich die Serien-E-Mail-Funktion.
Schreiben Sie hier eine kurze Begleitmail für Ihre Rechnungsanlage oder wählen Sie aus einer bereits erstellten Vorlage und gehen Sie dann auf E-Mail senden.
Alle Eingangsrechnungen, die Sie bei der Verbuchung zur Buchung als Beleg hochgeladen haben, werden im Belegarchiv hinterlegt und im Format Pdf/A revisionssicher abgelegt.
Alle Rechnungen, die mit der Linear vereinsverwaltung erstellt werden, werden ebenfalls revisionssicher abgelegt in den Verzeichnissen
• C:\ProgramData\Linear\Linear Vereinsverwaltung\ZUGFeRD bzw.
• C:\ProgramData\Linear\Linear Vereinsverwaltung\XRechnung (XML- und PDF)
und als reines XML-Format unter C:\ProgramData\Linear\Linear Vereinsverwaltung\RgXML
Darüber hinaus finden Sie die Rechnungen, die Sie per Mail verschickt haben unter
C:\ProgramData\Linear\Linear Vereinsverwaltung\RgEmail