Personalisierte Beitragsrechnungen als Serien E-Mail versenden

Erfassung der Stammdaten

Anmeldung an Linear als Programmadministrator

Unter dem Reiter Programmeinstellungen muss als „Default Email Bezeichnung“

über den Auswahlbutton, die E-Mail Adresse ausgewählt werden, die für den Versand der

Beitragsrechnungen genutzt werden soll.

 

Maskenlayout / Adressen Stammdaten

Das E-Mail Feld aus den Programmeinstellungen muss auf der Adresserfassungsmaske

sichtbar sein.

Bei allen Mitgliedern, die Ihre Beitragsrechnung per E-Mail bekommen sollen, muss die

E-Mail Adresse in diesem Feld eingetragen sein.

Zusätzlich muss die Checkbox Rg_Emailversand auf die Erfassungsmaske gezogen werden.

Die Checkbox Rg_Emailversand MUSS bei allen Mitgliedern aktiviert werden, die ihre Beitragsrechnung per Mail bekommen möchten.

Nach dem Inhalt der Checkbox wird vor dem Versand der E-Mail abgefragt.

Ist die Checkbox Rg_Emailversand aktiv und keine Rechnungs- E-Mail Adresse in dem dafür vorgesehenen Feld eingetragen, wird beim E-Mail Versand die Standard E-Mail Adresse „E_Mail bez.Telefon3“ für den Versand herangezogen.

 

Mandantenwechsel

Der Versand der Mitgliedsbeitragsrechnungen per E-Mail ist aus allen Mandanten der Linear Software möglich.

 

Erstellung der Beitragsrechnung

Die Erstellung der Beitragsrechnung ist von dem E-Mail Versand nicht betroffen und erfolgt nach der herkömmlichen Vorgehensweise.

 

Ausgabe der Beitragsrechnung

Damit die Beitragsrechnungen per E-Mail verschickt werden können, muss die Rechnungsvorlage als RTM Datei angepasst sein.

Ein E-Mail Versand auf der Grundlage MS Word Vorlagen ist nicht möglich.

 

Rechnungsdruck / Versand der Rechnungen

Über den Menüpunkt Rechnungen à Rechnungen als E-Mail versenden wird nach dem Zusammenstellen der Rechnungen der Versand per Mail bzw. der Rechnungsdruck gestartet.

In dem Fenster werden ALLE Rechnungen angezeigt, die im Schritt davor zusammengestellt wurden.

Durch die Aktivierung der Checkbox „nur Emailversand“ und das Aktualisieren der Liste

bleiben nur noch die Rechnungen stehen, bei denen in der Erfassungsmaske die Checkbox

Rg_Emailversand aktiv ist.

Mit Bestätigen des OK Buttons wechselt man in den Serien E-Mail Client.

 

Serien E-Mail Client

Die ausführliche Beschreibung der Einrichtung des Serien E-Mail Clients sowie die Erläuterungen zur Generierung personalisierter Serien E-Mail Anhänge und weiterer Funktionalitäten des Serien E-Mail Clients finden Sie in der gesonderten Dokumentation mit dem Namen „Serien E-Mail“

Zusätzlich zu dem personalisierten Anschreiben zur Beitragsrechnung wird die Beitragsrechnung automatisch als Anhang im PDF Format zu der entsprechenden E-Mail Adresse verschickt.

Sobald der Versand abgeschlossen ist und man die Auswahl Liste aktualisiert,

werden die verschickten Rechnungen automatisch „als Email gesendet“ markiert.

Zusätzlich zu dem personalisierten Anschreiben zur Beitragsrechnung wird die Beitragsrechnung automatisch als Anhang im PDF Format zu der entsprechenden E-Mail Adresse verschickt.

Sobald der Versand abgeschlossen ist und man die Auswahl Liste aktualisiert,

werden die verschickten Rechnungen automatisch „als Email gesendet“ markiert.

 

Versand per Post

Die Rechnungen, die nicht per Serien E-Mail verschickt wurden, werden über den Menüpunkt Rechnungen à Report ausgedruckt und verschickt.

Dazu muss in dem Fenster die Checkbox „ohne Emailversand“ aktiviert und die Liste aktualisiert werden.

Die Druckvorschau wird durch Anklicken des OK Buttons angestoßen.