Anwenderbericht Waldorfschul-Verein Bielefeld e.V. / Rudolf- Steiner-Schule Bielefeld

Wir stellen uns vor

Wir sind eine private Schule in freier Trägerschaft und Mitglied im Bund der Freien Waldorfschulen. Zu unserer Schule haben alle interessierten Menschen Zugang, unabhängig von Herkunft, Religion oder Einkommen.
Die Schule ist naturnah gelegen am Stadtrand, in unmittelbarer Nachbarschaft des Waldorfkindergartens. Beziehungen bestehen auch zur Christengemeinschaft und zum Bielefelder Zweig der Anthroposophischen Gesellschaft. In mehreren Vorträgen pro Jahr werden anthroposophische Themen erläutert. Unsere pädagogische Arbeit beruht auf der Beobachtung der Entwicklung der Kinder und Jugendlichen, wie Rudolf Steiner sie angeregt hat und bemüht sich darum, diese in ihrem Aufwachsen zu freien, verantwortungsbewussten Menschen zu unterstützen.

Die gesamte Vereinsverwaltung, die Verwaltung der Eltern, Schüler*innen und Lehrer*innen inkl. Lastschrifteinzügen erledigen wir mit Hilfe von Linear. Das Programm setzen wir seit diesem Jahr (2024) ein und waren mit dem Support stets sehr zufrieden. Linear läuft bei uns im Netz problemlos. Von insgesamt 3 Arbeitsplätzen greifen wir auf Linear zu.

Das Programm leistet bei moderaten Anschaffungskosten und einem leistungsgerechten jährlichen Wartungsentgelt so ziemlich alles, was in einem Verein anfällt oder benötigt wird.

Die Implementierung der Software erfolgte in mehreren Phasen:

Schulung: Vor der Einführung wurden unsere Verwaltungsangestellten durch Schulungen auf die Nutzung der Software vorbereitet. Die Schulungen wurden vom Anbieter durchgeführt und umfassten sowohl eine allgemeine Einführung als auch fachspezifische Workshops.
Technische Integration: Die IT-Abteilung der Schule arbeitete eng mit dem Anbieter zusammen, um eine reibungslose Integration in das bestehende Netzwerk und die Datenbanken der Schule zu gewährleisten. Eine Datenübernahme erfolgte aus dem Altsystem SIBSY

Welche Module werden genutzt?

Beiträge

In der Beitragsverwaltung fallen Beiträge in variablen Höhen an, die sowohl per Lastschrift als auch per Überweisung bezahlt werden können. Diese werden direkt zu den Eltern verbucht. Die Verbuchung der Lastschriften ist automatisiert worden, so dass sich hier die Erfassungsarbeit auf ein Minimum beschränkt. Die Erstellung von Rechnungen ist ebenso problemlos möglich wie die Zuordnung der Beiträge zu den Schülern. Die Bescheinigungen für die Schulbetriebskosten werden automatisch aus der Vertragsverwaltung der Linear Software erstellt.

Spenden

Die Spenden werden in der Linear Software so verbucht, dass sie entsprechend der Finanzbuchhaltung bescheinigt werden können. Es gibt umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten um Spender für zukünftige Spendensammelaktionen anzusprechen.

Schulbescheinigungen

Schulbescheinigen werden entweder einzeln je Schüler erzeugt oder können als Klassensätze selektiert ausgegeben werden.

Klassen-Elternlisten / Auswertungen

In der Linear Schulverwaltung sind verschiedene Klassen-, Schüler, Lehrer- / Mitarbeiterlisten hinterlegt. Diese lassen sich individuell anpassen. Ebenso ist ein Excelexport von Adressdaten von Schülern, Eltern und Mitarbeitern implementiert.

Buchhaltung (Debitoren-/Kreditoren)

In der Buchhaltung ist es möglich einen beliebig angepassten Kontenrahmen zu verwenden. Das Modul Kostenstellenrechnung liefert uns weitere ausführliche Berichte. Die Lieferantenbuchhaltung erfolgt inklusive Zahlungen aus der Linear Buchhaltung.

ASDPC-Schnittstelle

„Gemeinsam mit Linear haben wir für die Waldorfschulen in NRW eine Schnittstelle für die Landesschulstatistik entwickelt. Lediglich die Eingaben zu den Lehrkräften mussten wir dieses Jahr noch per Hand eingeben. Trotzdem sparen wir über die Schnittstelle die doppelten Dateneingaben, was uns Zeit und Arbeit spart.

Achim Gerling, Geschäftsführer Waldorfschul-Verein Bielefeld e.V.