Anwenderbericht FWS Essen

Freie Waldorfschule Essen

Unsere Schule ist 30 Jahre alt. In Form einer Bündelschule (unter einer rechtlichen Einheit und auf einem Grundstück) haben 13 Regelschulklassen, eine Sonderschule für Lernbehinderte und Erziehungshilfe sowie eine Sonderschule mit derzeit 6 Klassen (wird auf 12 Klassen ausgebaut) für seelenpflegebedürftige Kinder (GB), in (noch) separater Trägerschaft einen Hort, eine Betreuungsgruppe, eine Stiftung und verschiedene Nebenaktivitäten. Die Schülerzahl liegt insgesamt bei ca. 630.

 

Bisher wurde ein individuell erstelltes Programm auf der Basis von ACCESS 97 benutzt für die Adressverwaltung und für die Erstellung der Landesstatistik. Die Buchhaltung einschließlich der Gehaltsbuchhaltung machten wir inhouse mit einem DATEV-Programm, ebenso den Einzug der Beiträge. Es existiert ein Netzwerk mit 7 angeschlossenen PC’s.

Wir entschieden uns im Mai letzten Jahres, als Pilot an der Entwicklung des Programms mitzuarbeiten gemeinsam mit dem Bund der Waldorfschulen und weiteren 7 Schulen. Dadurch wurde möglich, die Standart-Software zu erweitern und auf die spezifischen Bedürfnisse von Waldorfschulen zuzuschneiden.

 

Seit März 2003 arbeiten wir nun mit dieser Software sowohl im Bereich der Adressverwaltung als auch der Beitragseinzüge und der FIBU. Die Übernahme der Daten aus dem ACCESS-Programm in die Linear-Software wurde gegen separate Rechnungstellung von Linear durchgeführt. Probleme ergaben sich dabei eigentlich nicht. Es wurde nur deutlich, dass der alte Datenbestand überarbeitungsreif war, so dass wir noch einen gewissen Neueingabeaufwand vor uns haben. Der Bankeinzug bei ca. 500 Elternhäusern und bis zu 12 Vertragsarten klappte von Anfang an; allerdings haben wir diese Bestandsdaten auch nicht übernommen, sondern im Linear-Programm hierzu neu angelegt. So war bei dieser Gelegenheit ein sicherer Abgleich und eine ohnehin wieder anstehende Plausibilitätskontrolle möglich. Insbesondere beim Bankeinzug hatten wir mit dem DATEV-Programm bisher häufig Schwierigkeiten, die jetzt abgestellt sind.

 

Die Buchhaltung machen wir nun auch mit dem Linear-Programm. Hier haben wir allerdings die DATEV-Daten nicht übernommen, sondern komplett neu angelegt, weil wir bei der Gelegenheit ab 2003 einen neuen Kontenrahmen eingeführt und eine Bereinigung bei den Debitoren und Kreditoren vorgenommen haben. Eine BWA  aben wir nach individuellen Bedürfnissen neu eingerichtet. Nach anfänglichen Problemen, die mittlerweile behoben wurden, haben wir hier jetzt ein gut funktionierendes Instrument, das uns besser gefällt als das der DATEV.

 

Es hat sich als wichtig herausgestellt, Netzwerkkapazität und Speichervolumen auf einen modernen Stand zu bringen, damit das Programm mit guter Geschwindigkeit läuft. Wir halten zudem für wichtig, für die Mitarbeiterschulung ausreichend Zeit einzuplanen und in direktem zeitlichen Zusammenhang auch mit dem Echtbetrieb zu beginnen. Gestartet sind wir in der Weise, dass zunächst nur 2 Mitarbeiter mit dem Programm arbeiten, die übrigen erst im Sommer/Herbst 2003 folgen werden, wenn die Startcrew genügend eigene Erfahrungen gesammelt hat und die Einarbeitung sinnvoll durchführen und begleiten kann.

 

Das Programm bietet uns auf mehreren Feldern deutliche Vorzüge, die unsere Arbeit vereinfachen, insbesondere bei der automatischen Erstellung von Spendenscheinen, beim Beitragseinzug und dessen automatischer Verbuchung und bei vielen übersichtlich gestalteten Möglichkeiten von Listen, Auswertungen der unterschiedlichsten Art usw. Insgesamt bietet uns das Programm noch viele zukünftige Möglichkeiten, die wir nach entsprechender Pflege unseres Datenbestandes nutzen können, so dass wir sehr froh sind, uns dafür entschieden zu haben. Wenn wir Probleme in der Anwendung hatten, so stand uns die Hotline in sonst nicht gekannter Kompetenz zur Verfügung entweder in der Weise, dass nötige Arbeitsschritte klar verständlich erläutert und vorgegeben wurden oder so, dass Problemlösungen durch Rückrufe und updates schnell erfolgten, so dass wir nicht nur vom Programm selbst überzeugt sind, sondern sich auch die Zusammenarbeit sehr ehrfreulich gestaltet hat.

 

Hans-Werner Riemann

(Geschäftsführer)